Trà sữa Phúc Long vẫn làm nhiệm vụ quen thuộc của nó: giúp những người buồn ngủ nhất cũng phải mở to mắt trong đêm. Trong những ngày diễn ra World Cup này thì nó lại là sự lựa chọn hợp lý. Trong lúc chờ Erling Haaland và Harry Kane đối đầu, tôi viết về kinh nghiệm bản thân, cách nhìn cá nhân về Chuyển đổi số cho Doanh nghiệp (DN).
Hiện nay, chuyển đổi số là xu hướng tất yếu của doanh nghiệp muốn tối ưu quản trị, chi phí vận hành dù là doanh nghiệp lớn hay doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Nhưng chuyển đổi như thế nào cho hợp lý, tránh đi đường vòng, tiết kiệm thời gian, chi phí cho DN là 1 bài toán không có lời giải cụ thể.
Bài viết này dưới góc nhìn cá nhân của tôi muốn chia sẻ, trên cương vị người làm sản phẩm phần mềm chuyển đổi số nội bộ cho DN, cụ thể là DN trong ngành xây dựng – 1 trong những ngành có chỉ số xếp hạng chuyển đổi số thấp nhất trong tất cả các ngành.
Trong quá trình thực hiện: đi đường vòng ở đâu? những bất cập trong quá trình số hóa? nên bắt đầu từ đâu? bắt đầu từ đâu để mang lại hiệu quả cao nhất/chi phí thấp nhất?
—
Nhắc lại: đây là góc nhìn cá nhân ở tháng 07/2026.
Góc nhìn/quan điểm của tôi thay đổi dựa trên kiến thức tôi tích lũy, những gì tôi thấy, những gì tôi tiếp xúc.
Thế giới quan, giá trị quan và nhân sinh quan của tôi sẽ luôn thay đổi theo hướng tốt hơn.
Tôi viết ra để chia sẻ và thảo luận các góc nhìn khác nhau.
Tôi luôn nêu ra ý kiến/suy nghĩ của bản thân nhưng không bao giờ đánh giá đúng/sai quan điểm của người khác.
Tôi sợ đóng đinh suy nghĩ của mình ở 1 mốc thời gian. Nếu có ngày đó, tôi biết tôi đã thất bại từ trong suy nghĩ rồi.
—
Đầu tiên, chuyển đổi số là gì?
Số hóa dữ liệu: chuyển giấy tờ thành file hoặc dữ liệu.
Số hóa quy trình: đưa các bước thực hiện, phê duyệt và kiểm soát lên hệ thống.
=> Chuyển đổi số: thay đổi cách doanh nghiệp vận hành và ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Việc chuyển đổi số cho DN không đơn giản/chưa bao giờ chỉ là việc mua phần mềm, thuê đơn vị tư vấn, 1 văn bản/điều lệ vô thưởng vô phạt được ban hành hay giao toàn bộ trách nhiệm cho bộ phận IT.
Những việc đó có thể cần, nhưng không phải điểm bắt đầu.
Như 1 nhà “hiền triết” hay live stream từng nói “Người trong cuộc mới hiểu người trong kẹt”.
Mỗi doanh nghiệp sẽ có đặc thù vận hành khác nhau. Sự vận hành khác nhau đó chính là tài sản/đặc trưng của DN, nó không xuất hiện trên báo cáo tài chính, nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, chi phí và khả năng cạnh tranh. Có thể học hỏi cách vận hành của người khác rồi áp dụng cho bản thân 1 cách phù hợp, nếu bê nguyên si thì DN đó sẽ khó tồn tại lâu dài.
Như mọi người đều biết, hay đúng hơn là hiểu 1 cách đơn giản: giá thành = chi phí + lợi nhuận. Trong 1 thị trường cạnh tranh, giá thành của các DN cùng ngành thường sẽ “same same” (không xét đến các DN có lợi thế sản phẩm độc quyền), thì việc tối ưu chi phí chính là lợi nhuận. Nếu bạn bê cách vận hành của DN khác áp dụng cho DN mình thì lợi thế cạnh tranh của bạn là ở đâu?
Có những ngộ nhận:
- chỉ cần mua phần mềm nổi tiếng rồi áp dụng quy trình của phần mềm đó cho DN mình là chuyển đổi số, là tối ưu.
- thuê đơn vị tư vấn chuyển đổi số: đơn vị tư vấn hoặc bộ phận IT sẽ tự hiểu doanh nghiệp.
- càng làm phần mềm riêng, càng tạo ra lợi thế cạnh tranh.
Những ngộ nhận này sẽ cùng bạn đi đường vòng 1 cách đáng giá: bỏ tiền mua kinh nghiệm/bài học. Chỉ cần suy nghĩ ngược lại: nếu tất cả DN đều mua chung 1 phần mềm => lợi thế cạnh tranh ở đâu?
Một phần mềm có thể được hàng nghìn doanh nghiệp sử dụng, nhưng nó không thể hiểu: vì sao doanh nghiệp bạn đang vận hành theo cách hiện tại, điểm nào là thừa và điểm nào là lợi thế cần giữ lại.
Nhưng cũng không cần tạo ra phần mềm riêng cho tất cả, không phải mọi quy trình đều cần phần mềm riêng.
- Chuẩn hóa những gì không tạo khác biệt; tùy biến những gì tạo ra lợi thế cạnh tranh.
- Không sử dụng những phần mềm tạo ra những ốc đảo dữ liệu không thể khai thác.
Nhưng đến đây DN lại mắc kẹt: các DN vừa và nhỏ không có đủ chi phí để dành thời gian tối ưu vận hành, thuê IT hoặc vì nhỏ nên vẫn kiểm soát được => cứ thế công việc cuốn đi DN, không có thời gian chững lại để ngẫm. Rồi lại mắc kẹt: nếu chững lại thì không có dòng tiền hoạt động. Nhưng không chững lại thì sẽ có lúc bị gãy ở đâu đó: nhân sự chủ chốt nghỉ việc, khối lượng công việc tăng lên mà sức người/nhân sự không theo kịp, quản lý chưa tối ưu dẫn đến thất thoát không kiểm soát được. Đó là 1 vòng lẩn quẩn đòi hỏi DN sắp xếp, cân bằng 1 cách hợp lý giữa công việc vận hành và việc tối ưu vận hành.
Nhân sự là tài sản quý giá nhất?
Chắc hẳn trong chúng ta ai cũng từng nghe qua: Nhân sự là tài sản quý giá nhất của công ty.
Theo góc nhìn của tôi thì khác: Quy trình vận hành chính là tài sản quan trọng nhất của công ty. Nó là thứ phân biệt DN này với DN khác.
Nếu công ty bạn có những Nhân sự là tài sản quý giá nhất, khi Nhân sự đó rời đi => DN mất đi tài sản quý giá nhất.
Nếu quy trình là tài sản quý giá nhất, khi nhân sự rời đi => DN không mất đi thứ gì quý giá nhất cả. Phải chăng là chi phí để thay thế nhân sự đang làm tốt có cái giá đắt hơn mà thôi. Có thể tốc độ sẽ chậm lại 1 chút nhưng sẽ không bao giờ là bắt đầu lại từ đầu.
- Quy trình: cách doanh nghiệp biến năng lực cá nhân thành năng lực tổ chức.
- Nhân sự giỏi là tài sản. Nhưng nếu kinh nghiệm của họ chỉ nằm trong đầu họ => doanh nghiệp đang thuê chứ không sở hữu.
Cái mà tôi thấy ở các DN: họ trả lương cao để thu hút nhân sự giỏi, nhưng không có cơ chế để tận dụng, biến kiến thức của nhân sự đó thành tài sản (kinh nghiệm => được cụ thể hóa thành quy trình). Nếu nhân sự đó rời đi, thì thời điểm họ rời đi với trước khi họ đến => DN chỉ tận dụng được năng lực nhất thời trong khoảng thời gian thuê họ.
Làm cách nào để nhận ra nhân sự giỏi?
Cụ thể là giỏi đến mức tạo ra được quy trình, hệ thống hóa kiến thức, kinh nghiệm thành quy trình?
Đây là câu hỏi tôi nghĩ là rất khó. DN có thể nhận ra nhân sự giỏi nghiệp vụ, nhưng người giỏi nghiệp vụ nhất chưa chắc là người có tư duy hệ thống để đúc kết lại thành quy trình.
Tạm chia thành 4 cấp độ:
- Biết làm công việc.
- *Biết giải thích vì sao làm vậy.
- Biết chuẩn hóa quy trình để người khác làm theo.
- Biết thiết kế hệ thống, dữ liệu để quy trình được vận hành, đo lường và cải tiến.
Qua quan sát cá nhân: Đa số nhân sự của DN sẽ dừng ở cấp độ 2 (không phải họ không biết mà là họ muốn vậy – đơn giản là chọn cách sống nhẹ đầu) => DN cũng không cần quá nhiều nhân sự trên cấp độ 2 => đây là bài toán chi phí.
Nhưng để số hóa được, bạn cần ít nhất 1 nhân sự ở cấp độ 3 hoặc 4 => Người hiểu rõ sản phẩm, nghiệp vụ của DN, cách DN vận hành – người trực tiếp thực hiện nghiệp vụ đó chứ không phải là nhân sự IT. IT là người chuyển đổi quy trình của DN thành ngôn ngữ phần mềm.
Nói đến đây tôi lại nhớ đến 1 vấn đề mà các DN thường mắc phải khi muốn chuyển đổi số: bắt đầu bằng nhân sự IT chứ không phải là nhân sự từ bộ phận trực tiếp.
Trước đây có 1 đứa em trong nhóm đá banh muốn hỏi tôi phần mềm để quản lý kho (công việc kinh doanh gia đình nó), tôi chỉ hỏi lại: Em có quy trình quản lý bằng giấy chưa? Em nó khựng lại trả lời là chưa?
Tôi lấy 1 ví dụ nhỏ để phản ánh lên vấn đề: Nếu chưa có quy trình cụ thể cho việc nào đó thì đừng nghĩ đến việc chuyển đổi số bây giờ. Nó không khác gì việc xây từ ngọn trước. Bước đầu tiên phải là làm rõ quy trình, nếu bạn đã có 1 quy trình cụ thể, ổn định => số hóa dễ dàng, tối ưu chi phí, ít lực cản chuyển đổi.
Khi hoạt động kinh doanh ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu và phần mềm, năng lực công nghệ dần trở thành một năng lực nội tại của doanh nghiệp. Nhưng cần phân biệt, “có năng lực IT nội bộ” không nhất thiết DN phải tuyển cả 1 phòng IT.
DN có thể chỉ cần nhân sự hiểu nghiệp vụ, là người có tư duy hệ thống, có thể diễn đạt nhu cầu đủ rõ để đội ngũ IT (nội bộ hoặc thuê ngoài) chuyển thành phần mềm. Sau khi phát triển và sử dụng phần mềm hiệu quả: DN sẽ có tài liệu nghiệp vụ mà ở đó công việc được cụ thể hóa, được đặt tên, được định lượng rõ ràng bằng văn bản, bằng cả ngôn ngữ nghiệp vụ lẫn ngôn ngữ phần mềm => Đây là quy trình được chuyên nghiệp hóa, là tài sản quý giá của DN.
Có 1 điểm thú vị: trong thời đại AI ngày nay, có được quy trình đã “tài liệu hóa” ở trên thì chi phí phát triển phần mềm đã rẻ hơn rất nhiều. Dần dà, việc nắm rõ nghiệp vụ còn quan trọng hơn là việc biết code. Vai trò của đội ngũ IT sẽ thay đổi chứ không bị thay thế hoặc biến mất.
Làm sao nhận ra người có tư duy hệ thống?
Đối với kinh nghiệm của tôi, người có tư duy hệ thống là người:
- Thường hay hỏi ngược lại bạn.
- Họ có thể biết câu trả lời nhưng sẽ thường hỏi lại bạn để chắc chắn suy nghĩ của mình, họ ghét sự mơ hồ và suy đoán. Họ sẽ là những người sống mà không có bất kì sự hiểu lầm nào, vì họ luôn nói ra để làm rõ.
- Họ biết đặt tên cho công việc, biết “module hóa” công việc: những phần có thể lặp lại, có thể kiểm soát, có thể đo lường,…
- Họ có thể nói rõ công việc đang diễn ra thế nào, vì sao phải làm như vậy, trường hợp nào là ngoại lệ, làm sao để người khác thực hiện được, làm sao biết quy trình đang tốt hay không?
Thay vì hỏi họ về kiến thức cụ thể, hãy hỏi về 1 tình huống/case study cụ thể và 1 tờ giấy trắng để xem cách họ mô tả 1 cách có hệ thống hay không.
Vậy nên bắt đầu từ đâu?
- Hãy làm từ quy trình mà bạn thấy nó ổn định nhất để DN bắt đầu làm quen. Theo tôi đó là quy trình liên quan đến Kế toán, đương nhiên không phải là sổ cái/thuế, mà là các quy trình nội bộ như Tạm ứng, Đề nghị thanh toán cho các chi phí hoạt động nội bộ. Kế toán là những người thích số liệu nhất, họ sẽ không thắc mắc vì sao nhiều dữ liệu phải điền, giao diện rối rắm quá nhiều ô dữ liệu => vì họ đã quen, càng nhiều số liệu họ càng thích. (đương nhiên tôi không cổ súy việc làm giao diện rối rắm, khó sử dụng).
- Khi đã quen với quy trình dễ nhất, ổn định nhất => bắt đầu tìm công việc hay bị mắc kẹt, công việc mất nhiều thời gian, phụ thuộc vào 1 người: ngồi lại với họ, vẽ ra cách công việc đang diễn ra => thống nhất cách làm => phần mềm hóa.
- Tận hưởng hành trình khi làm phần mềm: bạn sẽ định nghĩa lại quy trình (làm quy trình và làm phần mềm là sự tương hỗ, giúp đỡ lẫn nhau hoàn thiện), vì phần mềm bắt buộc DN phải làm rõ những điều đang mơ hồ, buộc phải gọi đúng tên, đúng trách nhiệm.
Khi nào bạn nhận ra bạn đã thành công?
- Không có tình trạng mỗi công đoạn/mỗi phòng ban có 1 file excel khác nhau với nội dung không giống nhau.
- Không có tình trạng Hồ sơ không biết đang ở đâu, ở giai đoạn nào.
- Không có tình trạng mỗi lần đọc báo cáo phải hỏi từng người.
- Không có tình trạng nhân sự trả lời công việc ở bãi biển (khi nghỉ phép).
- Không có tình trạng liên lạc thường xuyên với người yêu cũ (nhân sự đã nghỉ việc).
- Chuyển đổi số không bắt nguồn từ phòng IT hoặc 1 phần mềm được mua về.
- Nó được thai nghén từ khi lãnh đạo muốn đo lường hiệu quả bằng định lượng.
- Nó được kick-off từ lúc DN chịu ngồi xuống nhìn vào cách vận hành: công việc này đang làm như thế nào, vì sao làm vậy, ai đang giữ nghiệp vụ/kiến thức, nếu ngày mai họ nghỉ thì chuyện gì xảy ra?
- Khi các câu hỏi trên chưa được trả lời, việc mua phần mềm sẽ chỉ là sự lộn xộn trên màn hình máy tính.
Bài viết thì dài nhưng chỉ tóm lại các ý sau:
- Chuyển đổi số không phải là chuyện 1 sớm 1 chiều. Đây là quá trình thử sai, lặp lại liên tục, ngay cả khi đã nghĩ là ổn.
- Doanh nghiệp cần tối ưu chi phí, vận hành, ra quyết định dựa trên dữ liệu.
- Doanh nghiệp cần biết cách biến kiến thức, kinh nghiệm của cá nhân thành kiến thức chung, tài sản của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp cần có quy trình rõ ràng bằng văn bản, tốt nhất là đã thực thi trên giấy trước khi tiến hành chuyển đổi số.
- Sau khi chuyển đổi số thành công: doanh nghiệp cần lưu giữ lại tài liệu nghiệp vụ – đây chính là tài sản quý giá của doanh nghiệp: được tạo ra bằng kinh nghiệm, bằng kiến thức, bằng sai lầm, bằng thời gian.
- Thành công lúc này không phải bảo chứng cho tương lai: môi trường kinh doanh, nghiệp vụ luôn thay đổi, cần cập nhật liên tục quy trình nghiệp vụ cho phù hợp với từng giai đoạn. Nhưng một khi đã xây móng chắc thì ngại gì gió mưa?